Как составить план проекта

Надо признать, что любая работа спорится значительно быстрей и эффективней, если подготовлен заранее письменный план проекта, определяющий те или иные цели и задачи. Разработка подобного плана на бумаге либо на компьютере сделает поставленные задачи более достижимыми. Рассмотрим внимательно — какие шаги нам следует предпринять,чтобыполучить реальный план проекта?

Как правильно написать бизнес-план самостоятельно?

Как написать план проекта?

Как составить и написать план проекта

В самом начале определитесь с главной целью проекта. Лучше сформулировать и записать ее несколькими предложениями в верхней части вашего плана. Конечно, для этих целей вы будете использовать программу Microsoft Word , а может что-либо посложнее, к примеру, Microsoft Project 2010. Присвойте своему проекту броское наименование, которое бы способствовало вашим сотрудникам либо членам команды сразу включиться в проработку идеи. Для примера, наименование "Клиент Х" вполне подойдет для проекта, посвященного исследованиям спроса потребителей на услуги или товары вашей компании.

Обязательно назначьте бесспорного лидера в команде проекта. Считается чрезвычайно трудным разрабатывать план проекта, когда отсутствует определенный человек, способный оперативно принимать правильные решения. Впишите имя этого лидера в верхнюю часть плана проекта. Надпись типа: "Главный менеджер проекта Петров С.М." устранит возможную путаницу и напряжение во взаимоотношениях участников проекта в вопросе, — "а кто здесь главный".

Затем в вопросе как написать план проекта вы должны определиться с пошаговыми задачами, которые планируется решать в ходе реализации проекта. Обозначайте только четкие цели. И назначьте ответственных сотрудников за каждый подраздел и каждое отдельное задание. Тщательно подсчитайте бюджет по каждой задаче, а также необходимые ресурсы, которые потребуются для ее выполнения. Установите реальные сроки завершения намеченных задач.

Воспользуйтесь следующим алгоритмом для разработки:

— задача №1: организация фокус-группы;

— цель №1: Провести опрос группы из 10 потенциальных покупателей. Применить функции платного исследования;

— сроки: с 1 мая до 10 мая;

— расходы бюджета: 12.000 р. для оплаты членов фокус-группы, 1.000 р. – стоимость потребных материалов;

— дополнение: аренда конференц-зала с оборудованного для проведения электронной презентации;

— ответственный: Петров С.М.

Прибавьте в структуру плана проекта столбцы, в которых вы будете отмечать ход его выполнения. Например: "стадии разработки", "в процессе", "завершено".

А далее просто постарайтесь применить все вышеуказанные шаги на практике.

© Автор: Давыдченко Анна

Комментарии

Добавить комментарий

Поля отмеченные * обязательны.

Вся работа осуществляется намного быстрее и эффективнее, если существует письменный планпроекта для той или иной цели. Написание подобного отчета на бумаге (или на компьютере) сделает практические задачи более реальными и достижимыми. Итак, какие шаги нужно предпринять, чтобы получился действенный планпроекта?

Вам понадобится

  • — компьютер;
  • — писчие принадлежности;
  • — команда;
  • — расходный материал;
  • — денежные средства.

Инструкция

Определите главную цель проекта. Сформулируйте и запишите ее в одном или двух предложениях в верхней части вашего плана. Используйте для этой цели программу Microsoft Word или что-то более сложное, например Microsoft Project 2007. Дайте проекту броское название, которое бы сразу помогало вашим сотрудникам или членам команды сосредоточиться на проработке идеи. Например, «Клиент 2.0» может быть подходящим именем для проекта, если он посвящен исследованию потребителей услуг или товаров компании.

Выберите бесспорного лидера команды проекта. Вообще чрезвычайно трудно осуществить планпроекта, когда у вас нет определенного человека, который будет принимать окончательные решения. Напишите имя этого человека в верхней части плана проекта. Пусть это будет что-то вроде «менеджер проекта Иванов С.С.». В этом случае не будет никакой путаницы у участников собрания в вопросе, кто же главный.

Определить пошаговые задачи, которые должны быть решены в ходе реализации проекта. Обозначьте четкие цели. Решите, кто будет ответственным за каждое отдельное задание. Рассчитайте бюджет для каждой задачи, а также инструменты и ресурсы, которые будут необходимы для ее выполнения. Установите жесткие сроки для завершения всех намеченных целей.

Зафиксируйте это следующим образом:- задача: организация фокус-группы;- цель: Опросить 10 потенциальных покупателей. Провести платное исследование;- срок: до 1 мая;- бюджет: 15.000 р. для оплаты членов фокус-группы, 10.000 р. – стоимость расходных материалов;- дополнительно: конференц-зал с возможностью проведения электронной презентации;- ответственное лицо: Иванов С.С.

Добавьте в планпроекта столбцы, которые вы будете отмечать по мере его выполнения.

Планирование проекта

Примеры: «стадия разработки», «в процессе», «завершен». Далее просто проделайте все вышеуказанные шаги на практике.

Прислал: Сорокина Лидия . 2017-09-18 14:43:00

Cамоучитель MS Project → Основы планирования и подготовка к составлению плана → Составляющие проектного плана

Составляющие проектного плана

Проект предпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи (Task), ресурсы (Resource) и назначения (Assignment). Рассмотрим подробнее каждый из них.

Задачи

Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Например, в проекте издания номера журнала задачей будет Проведение редколлегии. Поскольку обычно проект содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом.

Фазы

Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению каждой из задач, входящих в фазу, формируют ее результат.

Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом заключается отличие фазы от задачи: ее результат суммирует результаты других задач. Именно поэтому в MS Project фазы называются Summary task (Суммарная задача).

Например, результатом фазы Подготовка материалов будут материалы номера журнала, которые можно передать на предпечатную подготовку. Поскольку номер состоит из обложки и статей, то для получения результата фазы нужно осуществить как минимум две задачи: Подготовка обложки, результатом которой будет обложка журнала с фотографией фотомодели и заголовками статей, и Подготовка статей, результатом которой будут все тексты статей журнала.

ПРИМЕЧАНИЕ

При планировании работ нужно помнить, что чем детальнее будет план проекта, тем точнее (а значит, лучше) он будет.

Поэтому в тех случаях, где это возможно, стоит разбивать большие задачи на подзадачи (то есть превращать задачи в фазы). Формальными критериями, показывающими, что задачу можно разбить на подзадачи, являются длительность (задачи редко бывают дольше 2-3 дней) и большое число задействованных исполнителей (как правило, если над решением задачи трудятся больше 2-3 человек, то каждый решает свою собственную задачу, которую можно отдельно учесть в плане проекта).

Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз. Например, Подготовка обложки тоже является фазой, поскольку может быть разделена на три задачи: Отбор модели, результатом которой будет фамилия модели для фотосъемки, Фотосъемка модели, заканчивающаяся получением фотографии отобранной модели, и Верстка обложки. По завершении последней задачи сделанная фотография будет размещена на обложке и обложка будет подготовлена к публикации. Проект разбивается на фазы и для удобства контролирования хода работы. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ как полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки, так и общего хода проекта, чтобы определить, стоит ли переходить к исполнению следующей фазы проекта.

ПРИМЕЧАНИЕ

В большинстве жизненных циклов фазы выполняются последовательно. При этом часто следующая фаза начинается лишь после того, как будут одобрены результаты выполнения предыдущей.

План проекта: как написать успешный план проекта

Однако в некоторых жизненных циклах последующая фаза начинается раньше одобрения результатов предыдущей фазы, если такой риск считается приемлемым.

Использование пересечения фаз при планировании называется быстрым путем (fast tracking).

Разбиение проекта на фазы позволяет представить его в виде списка основных результатов и дат, к которым они должны быть получены. Руководитель проекта осуществляет непосредственный контроль исполнения каждой задачи внутри проекта, сообщая вышестоящему менеджеру только о достижении фазовых результатов. Этому менеджеру, в свою очередь, для контроля исполнения проекта вполне достаточно таких данных.

Завершающие задачи

Каждый проект предпринимается для достижения определенной цели, и обычно достичь ее нельзя, не достигнув нескольких промежуточных целей. Например, нельзя построить дом, не заложив фундамент. Закладка фундамента будет являться промежуточной целью при постройке дома.

Задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MS Project они называются вехами (Milestone). Обычно результатом фазы является достижение промежуточной цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается ее результат.

Иногда, если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, например одновременным завершением нескольких задач, то создается фиктивная завершающая задача. Длительность такой задачи устанавливается в 0 дней, и на нее не выделяются исполнители. Она присутствует в плане исключительно для обозначения момента завершения фазы, что облегчает отслеживание плана проекта.

Длительность и трудозатраты

Длительность задачи — это период рабочего времени, который необходим для того, чтобы выполнить ее.

Например, задача Сбор предложений от авторов в проекте издания журнала занимает неделю (см. рис. 11.12).

ВНИМАНИЕ

При подсчете длительности задачи MS Project не учитывает нерабочее время, например выходные дни, и перерывы в ее выполнении.

Длительность может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника. Например, для выполнения задачи Сбор предложений от авторов сотруднику (ответственному секретарю журнала) нужно потратить полчаса на рассылку типового электронного письма авторам и полчаса на обработку поступивших в течение недели ответов. Значит, его трудозатраты на выполнение задачи составят один час. Таким образом, длительность соответствует времени, через которое будет получен результат задачи, а трудозатраты — времени, затраченному сотрудниками на получение результата. В MS Project длительность обозначается термином Duration, а трудозатраты — термином Work.

Зависимости и связи

Задачи в плане проекта взаимосвязаны, например, часто одна задача не может начаться, пока не закончена другая (возведение стен не может начаться раньше закладки фундамента). В MS Project зависимости называются термином Dependencies.

На плане проекта зависимости обозначаются с помощью связей (Link), и оба эти термина — зависимость и связь — используются с одним и тем же смыслом, обозначая логику, определяющую последовательность работ в плане проекта.

Роли и ресурсы

Под ресурсами в MS Project понимаются сотрудники и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. Например, для выполнения задачи Сбор предложений от авторов в проекте должен быть задействован ответственный секретарь журнала.

Каждый сотрудник, участвующий в проекте, получает определенную роль в соответствии со своей квалификацией, требованиями проекта и регламентами, действующими в организации. Например, в одном проекте сотрудник может выступать в роли архитектора приложений, а в другом, где остро требуется программист, тот же сотрудник может быть задействован в роли программиста.

При составлении списка ресурсов часто используется ролевое планирование. Например, сначала определяется, что для исполнения работ требуются три программиста и один менеджер, а затем, когда план проекта утвержден, выбираются конкретные сотрудники для участия в этих ролях.

Стоимость ресурсов

Важное свойство ресурсов — стоимость (Cost (Затраты)) их использования в проекте. В MS Project есть два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. Повременная ставка (Rate) выражается в стоимости использования ресурса в единицу времени, например 100 рублей в час или 1000 рублей в день. В таком случае стоимость участия ресурса в проекте составит время, в течение которого он работает в проекте, умноженное на почасовую ставку. Обычно почасовая ставка используется для учета стоимости нематериальных ресурсов.

ПРИМЕЧАНИЕ

Термин «стоимость» (cost) в MS Project переведен как «затраты», потому что в управлении проектами используются оба русскоязычных термина. В книге также на равных правах используются оба термина.

Величина Cost Per Use (Затраты на использование) обозначает стоимость использования оборудования или сотрудника в задаче, которая не зависит от того, сколько времени задействован в задаче сотрудник или материальный ресурс. Общие затраты на использование ресурса определяются путем умножения стоимости использования на число задач, в которых он задействован.

У ресурса может быть указана стоимость как одного из двух типов, так и обоих. При определении общих затрат на использование ресурса в проекте MS Project определяет повременные затраты и затраты на использование и суммирует их.

Назначения

Назначение — это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. При этом на одну задачу могут быть назначены несколько ресурсов, как материальных, так и нематериальных.

Назначения объединяют в плане ресурсы и задачи, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования. Во-первых, определяются ответственные за исполнение задач. Во-вторых, когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объем времени, затрачиваемый им на проект, а значит, его стоимость для проекта. В-третьих, определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно подсчитать его общую стоимость. Наконец, назначая ресурсы на задачи, можно сокращать срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов и тем самым сокращая общую длительность проекта.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *