Как закончить официальное письмо

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например:

С наилучшими пожеланиями…
С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество…
Всегда рады оказать Вам услугу…
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п.

Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте:

Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в…

В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например: "Убедительно просим вас не задерживать ответ… " или "Надеемся, что наша просьба будет выполнена". После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию.

В ряде случаев заключительная часть письма имеет нейтральную форму "Искренне Ваш (подпись)" или "С уважением (подпись)".

Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю.

При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова С уважением пишут на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке.

Как закончить письмо на английском: фразы для деловой и личной переписки

Следует отметить, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и СТАВИТЬСЯ НЕ ДОЛЖНА. (В письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и др. языках, запятая ставится обязательно. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики).

Если в начале письма была использована форма "Уважаемый…", то завершать письмо формой "С уважением…" не следует. Такая двойная "уважительность", согласитесь, звучит нелепо. И здесь лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше.

Стандарты речевых оборотов

Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:

  • Уважаемый Игорь Леонидович!
  • Господин Зорин!

    Как писать «С уважением» в конце письма?

  • Игорь Леонидович!
  • Уважаемый господин Зорин!
  • Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма

Затем могут идти слова благодарности:

  • Мы были рады получить Ваше письмо
  • Большое спасибо за факс от 04.06.00
  • Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма

Большинство писем продолжается далее словами:

  • В связи с …
  • Согласно контракту от … N …
  • В соответствии с …

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

Отправка груза, документа

    • Отправляем Вам …
    • Ставим Вас в известность …
    • Высылаем Вам …

    Напоминание

    • Напоминаем Вам …
    • По истечении … срока предложение нашей фирмы теряет силу

    Подтверждение

    • Концерн … подтверждает получение …
    • Подтверждаем, что партия ТНП получена …

    Извещение

    • Сообщаем Вам, что …
    • Ставим Вас в известность, что …
    • Извещаем Вас, что …

    Просьба

    • Пожалуйста сообщите …
    • Просим оплатить в течение … банковских дней …
    • Мы будем благодарны, если Вы …

    Гарантия

    • Оплату гарантируем.
    • Качество продукции наша фирма гарантирует.

    Предложения

    • Мы рады предложить Вам …
    • Предлагаем Вам …
    • Мы можем рекомендовать …
    • Мы уверены, что Вы заинтересуетесь …

    Отказ

    • К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворрена по следующим причинам …
    • К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за …
    • К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за …

    Предупреждение

    • Фирма оставляет за собой право обратиться … , если Вы …
    • Задержка поставок может привести к …
    • Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены …

    Приглашение

    • Просим принять участие в …
    • Приглашаем Вас …
    • Мы рады пригласить Вас …

    Письма можно закончить фразами:

    • Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной
    • Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества
    • Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей
    • С уважением

    >>Назад

    Общение между людьми подразумевает не только личные беседы, но и часто переписку. Офисным работникам рано или поздно приходится сталкиваться с необходимостью написания и отправки деловых писем, отсюда возникает вопрос, как закончить деловое письмо, ведь окончание не менее важно, чем вводная или основная часть сообщения. Разберем по шагам, что для этого потребуется.

    Как закончить деловое письмо правильно

    Во-первых, вам необходимо иметь конверт, если письмо отправляется простой корреспонденцией, точный адрес получателя, копии документов, если такие необходимо отправить на ознакомление. Если письмо будет отправлено электронной почтой, необходимо отсканировать документы.

    Прежде чем завершить письмо, внимательно прочитайте его еще раз. Проверьте его на грамматические и прочие ошибки, логику изложения. Письмо должно быть лаконичным, иметь четкую структуру и доступную форму изложения.

    Как правильно закончить письмо

    Текст письма должен хорошо читаться, шрифт не должен быть слишком мелким. Если основная часть письма вас устроила, то отведите пару абзацев краткому изложению главной идеи письма, резюмируйте. Это акцентирует внимание получателя на главных моментах письма, поможет ему в подготовке ответа. В резюмирующей части должны быть изложены основные предложения, вопросы или просьбы.

    Если деловое письмо содержит копии документов, следует в конце перечислить их в разделе «Приложения». Перечень должен быть составлен в хронологической последовательности или в последовательности по важности, а приложенные документы соответствовать списку.

    Можно дать прочитать письмо коллеге или непосредственно руководителю. Взгляд со стороны всегда помогает выявлять ляпы, неточности, которые вы могли просто не заметить.

    Можно закончить деловое письмо фразами, принятыми в деловом обороте, подчеркивающими уважительное отношение. Это могут быть обороты «надеюсь на длительное сотрудничество», «с уважением», «искренне ваш» и т.п. После этого следует указать дату написания письма, поставить подпись.

    Желательно в письме указать ваш номер телефона или электронный адрес, чтобы адресат мог оперативно ответить на ваши вопросы или предложения.

    Если письмо отправляется почтой, следует воспользоваться заказной отправкой, чтобы вам на руки пришло уведомление, и вы могли убедиться, что адресат точно получил ваше деловое послание.

    © Автор: Бабенчук Лариса

    Комментарии

    Добавить комментарий

    Поля отмеченные * обязательны.

    Sincerely yours… или как правильно заканчивать деловые письма

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *