Учет договоров в организации

В любой компании, фирме или учреждении заключатся договора на поставку комплектующих, определенных видов товаров и услуг, а также трудовые договора с работниками. По общепринятой практике, договора хранятся в архиве предприятия, для удобства пользования этими документами и устранения причин их утери должен быть организован тщательный учет. Для этого заводится специальный журнал, в котором фиксируются основные данные договора, доп.соглашений к ним и хронология движения этих документов.

Как вести учет договоров на предприятии

Чтобы узнать как вести учет договоров, понадобятся:

  • Журнал учета.
  • Программное обеспечение учета договоров в компьютерной системе.
  • Документы предприятия.

Инструкция — как вести учет договоров на предприятии

Какой-то унифицированной формы учета нет, Вы можете разработать ее самостоятельно или приобрести специальную программу, которая обеспечит хранение информации о договорах в компьютерной системе Вашей компании.

Регистрация договоров

Первый вариант не стоит денег, поэтому лучше остановиться именно на нем.

Обычно, на титульном листе журнала учета договоров указывается наименование документа и полное название компании. Если предприятие большое, есть смысл завести такой журнал для каждого структурного подразделения отдельно, тогда на титульном листе пишется наименование отдела. Кроме того, надо указать дату, когда журнал был заведен, персональные реквизиты и должность лица ответственного за ведение журнала. Как правило, это инспектор отдела кадров, который заключает договора с работниками, юрисконсульт предприятия, занимающийся ведением договоров с контрагентами.

Далее, надо сделать восемь граф, при помощи электронной таблицы ВОРД, и распечатать листы на бумажный носитель. В первой графе указывается порядковый номер договора, во второй номер договора, присвоенный ему после заключения. В третьей и четвертых графах пишутся даты начала и окончания срока действия, а в пятой – предмет договора (например, поставка комплектации).

Шестая графа заполняется наименованием контрагента (поставщика или покупателя) или сотрудника, при заключении трудового соглашения с работником. В седьмой графе пишется, номер папки в которой находится оригинал договора и ее местонахождение. В восьмой графе расписывается лицо ответственное за хранение документа (с указанием полного имени, фамилии и отчества). Если происходит смена ответственных лиц, составляется акт приема передачи договоров и журнала по их учету.

© Автор: Шабина Ирина

Комментарии

Добавить комментарий

Поля отмеченные * обязательны.

Ведется ли у вас журнал договоров?

Поиск Лекций

ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И УЧЁТА ДОГОВОРОВ

Директор ОАО «Глубокский мясокомбинат»

А.А.Дук/ ____________

«02» февраля 2010 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

О договорной работе в ОАО «Глубокский мясокомбинат»

  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Данное Положение разработано на основе Гражданского кодекса Республики Беларусь, Хозяйственного кодексаРеспублики Беларусь, других законодательных и подзаконных нормативно-правовых актов и регулирует порядок подготовки, подписания, регистрации и учёта договоров в ОАО „Глубокский мясокомбинат” (далее — Предприятие), а также порядок контроля за исполнением договоров;

Данное Положение разработано с целью повышения исполнительной дисциплины работников Предприятия в сфере договорной работы и делопроизводства для обеспечения интересов Предприятия в отношениях с контрагентами при заключении и в процессе исполнения договоров, предотвращения убытков Предприятия вследствие невыполнения (ненадлежащего выполнения) контрагентами своих договорных обязательств;

Данное Положение является обязательным для всех работников Предприятия, которые берут участие в ведении переговоров, предшествующих заключению договоров, в подготовке проектов договоров, а также обеспечивают выполнение условий договоров;

Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагается на должностное лицо, которое по поручению директора Предприятия или его заместителя является исполнителем (далее — Исполнитель);

Консультационная поддержка и правовая экспертиза договоров возлагаются на юрисконсульта Предприятия.

  1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМЕ И СОДЕРЖАНИЮ ДОГОВОРА

Договор оформляется, как правило, в форме единого документа, подписанного сторонами и скреплённого печатями. Применение упрощённого способа заключения договоров (выставление и оплата счёта, обмен письмами, телеграммами и т.д.) допускается в виде исключения в случае, если цена (сумма) договора является незначительной и оформление единого документа является нецелесообразным с точки зрения затрат времени и трудовых ресурсов, и только при условии, что законодательство не предусматривает обязательного оформления того или иного вида договоров исключительно в форме единого документа;

В тексте договора должны быть отображены все существенные условия данного вида договоров, перечень которых определяется законодательством;

В тексте договора в любом случае должны быть отображены условия о:

предмете договора – сути установленных правоотношений между контрагентами, наименовании, номенклатуре, ассортименте, количестве продукции (работ, услуг), а также требованиях к их качеству;

цене— стоимости продукции, работ, услуг (может отражаться как в тексте основного договора, так и в приложении к договору, которое является его неотъемлемой частью);

сроке действия договора;

Кроме существенных условий в тексте договора следует отобразить условия, перечисленные в п.2.5 и 2.6 данного Положения;

Договоры должны иметь такую структуру (излагается приблизительная структура):

Преамбула (или вводная часть):

а) название договора (договор поставки, комиссии, аренды и т.д.);

б) дата подписания договора;

в) место подписания договора (город или другой населённый пункт);

г) полное наименование сторон, под которым стороны зарегистрированы в Едином государственном реестре предприятий, организаций и учреждений, а также сокращённое условное название сторон („Заказчик”, „Поставщик” и пр.);

д) должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора;

2.5.2. Предмет договора;

2.5.3. Цена договора и порядок расчётов;

2.5.4. Срок выполнения сторонами своих обязательств;

2.5.5. Обязанности и права сторон по договору;

2.5.6. Срок действия договора(определяется годами, месяцами, днями, указанием на конкретную дату);

2.5.7.

Как вести учет договоров

Ответственность сторон;

2.5.8. Способы обеспечения обязательств;

2.5.9. Основания изменения или расторжения договора, в том числе в одностороннем порядке (отказ от договора);

2.5.10. Условия о конфиденциальности информации по договору;

2.5.11. Порядок разрешения споров между сторонами по договору;

2.5.12. Особенности замены сторон в обязательстве(уступка требования и перевод долга);

В договоре могут быть отображены прочие условия, среди которых:

а) законодательство, регулирующее отношения сторон (важно для внешнеэкономических договоров);

б) особенности согласования вопросов и связи между сторонами (лица, уполномоченные решать вопросы и принимать решения, связанные с исполнением договора, средства и способы связи);

в) судьба преддоговорной работы и её результатов после подписания договора;

г) реквизиты сторон, в том числе отгрузочные и т.п., ответственность сторон за указание неправильных реквизитов и за неуведомление об их изменении;

Договоры заключаются в письменной форме, а при необходимости – удостоверяются нотариально;

При подготовке проектов внешнеэкономических договоров и при их подписании обязательным является применение норм Положения о форме внешнеэкономических договоров (контрактов), утверждённого приказом Министерства экономики и по вопросам европейской интеграции Украины от 06.09.01 г. №201;

Договор подписывается директором Предприятия или другим лицом, которое согласно уставу Предприятия, приказа директора Предприятия или выданной от имени Предприятия доверенности имеет соответствующие полномочия, а также скрепляется печатью Предприятия;

Применение при подписании договора факсимильного воспроизведения подписи или другого аналога собственноручной подписи директора Предприятия (другого уполномоченного лица) допускается только при наличии с контрагентом письменного соглашения о возможности применения такого аналога с отображением в соглашении образцов аналогов собственноручных подписей. Порядок применения факсимильного воспроизведения подписи или другого аналога собственноручной подписи директора Предприятия (другого уполномоченного лица) определяется Инструкцией о порядке применения дополнительных печатей, факсимиле директора, главного бухгалтера и других факсимиле;

Проекты договоров разрабатываются на Предприятии на основании типовых форм, утверждённых директором Предприятия. Применение проектов договоров, предоставленных контрагентами, допускается только в виде исключения.

  1. ПОДГОТОВКА И ПРАВОВАЯ ЭКСПЕРТИЗА ПРОЕКТОВ ДОГОВОРОВ

С инициативой подготовки проекта договора может выступить любой работник Предприятия, а решение о подготовке такого проекта принимает директор Предприятия либо его заместитель;

Проект договора, если он готовится на Предприятии, разрабатывается при участии юрисконсульта Исполнителем и работниками структурного подразделения, ведающего вопросами, которые составляют предмет договора;

Правовая экспертиза проектов договоров, которые поступают Предприятию от контрагентов, проводится юрисконсультом Предприятия;

Инициировать проведение юрисконсультом правовой экспертизы проекта договора может директор Предприятия, его заместитель, главный бухгалтер и начальники структурных подразделений Предприятия;

Работники, которые инициирует проведение экспертизы проекта договора, обращается к директору Предприятия (к его заместителю) со служебной запиской с обоснованием необходимости и желательных сроков такой экспертизы;

Проведение юрисконсультом правовой экспертизы проекта договора совершается на основании резолюции или устного распоряжения директора Предприятия (его заместителя), с указанием срока выполнения;

Директором Предприятия или его заместителем назначается Исполнитель, который осуществляет анализ договора на предмет целесообразности его заключения и докладывает о результатах руководству;

При осуществлении анализа договора на предмет целесообразности его заключения Исполнитель проводит мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Предприятия, что предполагает ознакомление с учредительными документами предприятия-контрагента, свидетельством о его государственной регистрации и свидетельством о постановке на учёт в налоговом органе, выяснение его финансового положения и коммерческой репутации, наличия соответствующих полномочий у лиц, подписывающих договор (согласно п.3.9 данного Положения);

Исполнитель должен убедиться, что представитель контрагента имеет соответствующим образом оформленные полномочия на подписание договора. Если представителем контрагента выступает руководитель (директор, генеральный директор, председатель правления и т.д.), который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении либо протоколом общего собрания учредителей предприятия-контрагента. При этом следует обратить внимание на возможные ограничения полномочий руководителя, которые предоставляются ему только с согласия общего собрания учредителей (правления, совета директоров и т.д.). Если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя и печать, какого числа она выдана (доверенность без даты является недействительной), срок действия, объём полномочий по доверенности;

При наличии замечаний у директора Предприятия (его заместителя) или у лиц, проводивших согласование проекта договора, предоставленного контрагентом, готовятся предложения по изменению условий проекта, на основании которых Исполнителем готовится новый проект договора и предлагается для ознакомления контрагенту.

  1. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТОВ ДОГОВОРОВ

Подготовленный проект договора, который прошёл правовую экспертизу, передаётся Исполнителю для проведения согласований;

Исполнитель самостоятельно обеспечивает согласование такого проекта;

Согласование проекта договора проводится путём его визирования;

На Предприятии устанавливается следующий порядок согласования договоров:

а) проект договора предварительно согласуется Исполнителем со структурными подразделениями (должностными лицами), которые ведают вопросами, составляющими предмет договора;

б) проект договора предоставляется Исполнителем юрисконсульту в печатном виде;

в) юрисконсульт, в зависимости от объёма представленных на согласование проектов, но не позднее трёх рабочих дней, готовит заключение по предоставленному проекту и передаёт (сообщает) его Исполнителю, а при отсутствии замечаний – согласовывает его;

г) после доработки (если она необходима) проекта Исполнителем документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров, и после согласования со всеми необходимыми структурными подразделениями (должностными лицами) согласно п.4.5. данного Положения передаётся Исполнителем директору Предприятия или его заместителю для подписания;

Для подписания договора Исполнителю необходимо получить визы указанных ниже должностных лиц в соответствии с их компетенцией:

а) Исполнитель;

б) начальник структурного подразделения по принадлежности к предмету договора;

в) главный бухгалтер;

г) заместитель директора;

д) юрисконсульт;

4.6. При согласовании проекта договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося у Предприятия или, если это невозможно, на специальном листе согласований;

4.7. Такая виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату;

4.8. Юрисконсульт визирует проект договора (без указания даты и фамилии) на каждом листе;

4.9. При согласовании проектов договоров и в дальнейшем на стадии их исполнения ответственность работников Предприятия за содержание договора распределяется следующим образом:

— юрисконсульт несёт ответственность за соответствие договора действующему законодательству, а также за возможность правовой защиты интересов Предприятия в случае невыполнения либо ненадлежащего выполнения условий договора контрагентами;

— Исполнитель несёт ответственность за экономическую и финансовую целесообразность для Предприятия подписания договора и проведение соответствующей хозяйственной операции; за наличие (отсутствие) у контрагента права совершать хозяйственную операцию (в частности, наличие у него необходимых лицензий, разрешений); за возможные ошибки и несоответствия (в том числе в отдельных разделах, пунктах договора) в наименовании продукции (работ, услуг), стоимости продукции (работ, услуг) и их единиц; за наличие у должностных лиц предприятия-контрагента полномочий на подписание договора; за проведение мероприятий по обеспечению условий экономической безопасности интересов Предприятия в соответствии с п.3.8., 3.9. данного Положения;

4.10. После завершения процедуры согласования проект договора, при наличии необходимых виз, передаётся на подписание директору Предприятия (другому уполномоченному лицу).

ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И УЧЁТА ДОГОВОРОВ

5.1. Один экземпляр договора, подписанного директором Предприятия (другим уполномоченным лицом) и контрагентом, передаётся в бухгалтерию Предприятия на хранение;

5.2. Проект договора, подписанный только со стороны Предприятия, передаётся Исполнителю для передачи его контрагенту на подписание;

5.3. Исполнитель несёт ответственность за правильность оформления (подписания) проекта договора контрагентом;

5.4. Договор, подписанный Предприятием и контрагентом, регистрируется с присвоением ему порядкового номера (индекса) либо, если порядковый номер (индекс) был присвоен контрагентом, без такого присвоения;

5.5. Договоры Предприятия хранятся в соответствии с условиями и в пределах сроков, предусмотренных Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учёте, утверждённым приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. и Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утверждённым приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41.

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *